Como muchos ya sabréis, sobre todo aquellos que administráis y/o asesoráis a sociedades mercantiles, hemos pasado unos meses convulsos en relación con el procedimiento de legalización telemática en el Registro Mercantil de Libros de Actas y de Socios, a raíz de las novedades introducidas por el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización y de las Instrucciones de la Dirección General de Registros y del Notariado que desarrollan dicho artículo.
Vamos a intentar situar el transcurso de los acontecimientos, a través de los distintos hitos acaecidos, hasta llegar a la actual situación:
1) El “antiguo régimen”
Hasta la entrada en vigor de la Ley 14/2013, se aplicaba únicamente la regulación contenida en el Reglamento del Registro Mercantil (artículo 106 y artículos 329 y siguientes). En relación con los Libros de Actas y de Socios, el procedimiento habitual era el de legalizarlos físicamente antes de su utilización, debiendo estar los mismos en blanco. Una vez que un Libro se completaba, se procedía a legalizar el nuevo Libro y así, sucesivamente. También era posible la legalización telemática de los Libros, pero no obligatoria.
2) La Ley 14/2013
Con la entrada en vigor de esta Ley, viene a cambiar sustancialmente el panorama puesto que en su artículo 18 se establece la obligación de legalización telemática de los Libros en el Registro Mercantil, después de su cumplimentación en soporte electrónico, y antes de que trascurran los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio, comprobando el Registrador el cumplimiento de los requisitos formales.
Esta modificación entró en vigor el 29 de septiembre de 2013, por lo que todos aquellos Libros que se debieran legalizar con posterioridad a dicha fecha, deberían hacerlo cumpliendo este nuevo procedimiento.
¿Y qué pasa con los Libros ya legalizados conforme al anterior procedimiento? Parece que deberían poder agotarse, teniendo en cuenta el artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil, que dice que no podrá legalizarse un nuevo Libro de Actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior. Como esta nueva Ley no establece ninguna regulación transitoria, cada Registro Mercantil provincial fue aplicando sus propias reglas, creándose un alto grado de confusión, sobre todo para aquellos empresarios que tenían sociedades domiciliadas en diferentes provincias.
3) La Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de Registros y del Notariado
Viene a desarrollar lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 14/2013. En este sentido y entre otras cosas se dice que los Libros deberán legalizarse con periodicidad anual y que los Libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.
Igualmente, la Instrucción establece el procedimiento para el envío telemático de los Libros, si bien no menciona en ningún momento las medidas para preservar la confidencialidad de lo dispuesto en dichos Libros.
4) Auto del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de 27 de abril de 2015
En el mismo se suspende cautelarmente la aplicación de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, hasta que recaiga sentencia. Entiende el Tribunal que debe protegerse la confidencialidad de los datos de las empresas y la información sensible y estratégica que suele recogerse en las Actas, concluyendo que no existe un interés público de mayor relevancia que deba prevalecer sobre los legítimos intereses de las empresas.
Por tanto, se continuarían presentando los Libros como se venía haciendo con anterioridad a la Ley 14/2013, no evitando, eso sí, un enorme alboroto en los diferentes Registros Mercantiles, como pudimos observar en aquellas fechas.
5) La Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de Registros y del Notariado
Mediante dicha Instrucción se pretende solucionar la citada suspensión y permitir la legalización telemática de los libros societarios, estableciendo que de ningún modo será posible conservar en el Registro Mercantil ejemplares o copias de los ficheros presentados a legalización, así como publicar el contenido de los libros de actas, socios y contratos legalizados, cumpliendo al efecto con lo establecido sobre la legislación de protección de datos.
Destacamos las siguientes medidas implantadas por dicha Instrucción:
– Con carácter general, todos los ficheros que contengan los libros enviados a legalizar de forma telemática, serán objeto de borrado inmediato por parte del Registro una vez que se haya certificado la legalización de los mismos.
– El Registro únicamente podrá emitir publicidad sobre si los libros de actas, socios y contratos han sido o no legalizados, nunca sobre el contenido de los mismos.
– Los empresarios y las sociedades podrán optar por enviar los ficheros relativos a los libros de actas, socios y contratos, de forma abierta, o estableciendo en los mismos mecanismos de cifrado digital.
Y es aquí donde nos encontramos actualmente. Habrá, pues, que permanecer atentos a posibles novedades…
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